La Administración electrónica ha llegado para quedarse. Desde el próximo lunes, 1 de junio, San Vicente del Raspeig entrará en una nueva era que cambiará radicalmente la relación entre el ciudadano y la administración. Un paso adelante cuya adaptación se ha acelerado con la pandemia y que deparará un nuevo escenario con múltiples posibilidades. La implantación de esta nueva forma de trabajar es todo un reto y sobre ella nos hablan los responsables que han guiado todo el proceso en el Ayuntamiento de San Vicente.

Vivimos en un mundo interconectado. La digitalización se impone en todos los aspectos de nuestra vida, pero sin embargo realizar algunos trámites solía convertirse en una auténtica pesadilla. Para hacer una gestión, la ciudadanía perdía horas de su tiempo en colas, siendo derivados a numerosas ventanillas y enterrados en un enjambre de papeleo inabordable. Eso se acabó. “Un trámite presencial a la administración le cuesta unos 85 euros, pero con la nueva herramienta esta cantidad se reduce a más de la mitad”, señala Vicente Aznar, el técnico informático que se ha encargado de coordinar la implantación de la Administración Electrónica en el Ayuntamiento de San Vicente. “También supone un gran ahorro para el ciudadano, que se evita tener que pedir horas libres en el trabajo, coger transporte, etc,” añade Mercedes Moreno, la Archivera municipal que también ha sido parte del proyecto. Ambos destacan que “la Administración Electrónica no tiene horarios, está presente 24h y 7 días a la semana, con la ventaja de que todo se puede hacer desde casa”. El concejal responsable de la implantación de este sistema es José Luis Lorenzo, para quién esto supone “un cambio de paradigma que va a mejorar la vida de las personas, además de una forma de acercar el Ayuntamiento a casa”.

“Un trámite presencial a la administración le cuesta unos 85 euros, pero con la nueva herramienta esta cantidad se reduce a más de la mitad”

“Lo más importante de la Administración electrónica es el control que el ciudadano ejerce sobre la Administración”, explican los responsables. “Una persona puede acceder al mismo software que un funcionario y ver los expedientes en los que está interesado”, destacan, siendo ese “el cambio más radical respecto a la Administración tradicional”. Todo ello siguiendo los esquemas nacionales de seguridad y con todas las certificaciones en regla relativas a seguridad jurídica y la Ley de Protección de datos.

“Lo más importante de la Administración electrónica es el control que el ciudadano ejerce sobre la Administración”

¿Porqué Sedipualba?

Sedipualba es la plataforma pública elegida por nuestro consistorio para llevar a cabo el proceso. Creada por la Diputación de Albacete, permite realizar una gestión completamente digital de toda la actividad administrativa de una entidad de ámbito público. Tras diversos estudios de diferentes sistemas de plataforma electrónica y visitas a los lugares que ya los tienen en funcionamiento, los técnicos municipales se decantaron por el entorno ‘Sedipualba’. “Lo más importante es que la plataforma está hecha por funcionarios para funcionarios”, destaca Vicente Aznar. “De este modo disponemos de un amplio margen de creación de flujos de tramitación, obligándonos a una labor de reingeniería de todo el sistema”, añade.

“Se trata de una plataforma hecha por funcionarios para funcionarios”

Es una plataforma en auge presente en cientos de entidades como Parlamentos, Mancomunidades, Diputaciones o Ayuntamientos. “En Valencia está teniendo un crecimiento exponencial y aunque en la provincia de Alicante todavía somos el único Ayuntamiento que la utiliza, muchos ya nos están preguntando por ella”, señalan los técnicos.

La principal ventaja de Sedipualba es el bajo coste. “Los presupuestos por plantilla municipal y población de San Vicente superaban el medio millón de euros”, explica el edil de modernización, pero el precio de la plataforma realizada por la Diputación de Albacete “ha sido inferior a los 15 mil euros”, un ahorro considerable. “Además, en las plataformas realizadas por empresas viene un ejército que te lo monta todo como ellos piensan que debe ser. Por el contrario, con Sedipualba no somos nosotros los que debemos adaptarnos a la plataforma, sino que tiene la ventaja de ser libre y abierta, pudiendo trabajar como queramos”, indica Vicente Aznar. “También hay que currar mucho”, apostilla.

Transformación digital durante la pandemia

San Vicente se estaba preparando para este nuevo escenario, que como cualquier reto también presentaba algunos miedos e incertidumbres, que con la llegada de la pandemia hubo que afrontar sin posibilidad de pararse a pensar. “La clave de esta plataforma es que se lanza durante la pandemia”, resalta José Luis Lorenzo. La crisis sanitaria ha demostrado que la Administración y la sociedad están preparadas para la transformación digital. Estos meses se han coordinado reuniones de forma online, se han celebrado sesiones de pleno y se han realizado gestiones telemáticamente. Los escépticos del cambio han tenido que claudicar ante una realidad obligada que ahora ya no tiene vuelta atrás. “Esto es sólo el 10% de los retos que tenemos en la cabeza”, asegura Mercedes Moreno, para quién “lo que tendremos dentro de un año nada tendrá que ver con lo que tengamos el próximo lunes. Estamos en un punto de no retorno”.

“La clave de esta plataforma es que se lanza durante la pandemia”

Los tres son conscientes que la transición no va a ser fácil, pero confían en la buena acogida por parte de todos los sectores implicados, gracias a que el sistema es “muy intuitivo”. El problema más grande puede ser la gestión de los certificados electrónicos, pero las diversas formaciones acabarán solventando dudas y agilizando la adaptación al nuevo entorno digital.

Formación

La formación ha sido un pilar fundamental del proceso. Primero con los propios trabajadores municipales y ahora con el resto de interlocutores. “Lo importante es lograr un cambio de mentalidad en el personal y eso se ha conseguido pese a que con la pandemia se trastocó todo nuestro calendario de formaciones internas”, cuentan los técnicos. Sin embargo, las sesiones han continuado de forma telemática y todo está listo para que el lunes se ponga en marcha.

El Ayuntamiento ha preparado una serie de ‘webinars’ dirigidas a la población que comenzarán el martes 2 de junio. Toda la información sobre las fechas y horarios estará disponible en el portal de la web municipal ‘Administración Electrónica’. Previamente, se han realizado con el personal municipal y específicamente con las trabajadoras del CIVIC. Paralelamente, se han elaborado una serie de guías específicas donde se explica paso a paso cómo se han de realizar los diferentes trámites. Además, se ha habilitado el correo eadmin@raspeig.org para cualquier duda sobre el funcionamiento de la Sede Electrónica. “Queremos estar en todo momento al lado de nuestros vecinos y vecinas en este proceso de cambio de lo offline a lo online”, indica Lorenzo.

En menos de 48 horas, ya se han inscrito 50 personas entre las diferentes fechas de ‘webinars’ disponibles, demostrando que la ciudadanía se ha implicado en conocer el funcionamiento de esta plataforma con la que deben familiarizarse.

Certificado digital

Para acceder a la Administración Electrónica es necesario un certificado digital -expedido por la ACCV, FNMT, DNI-e o Cl@ve permanente- en el dispositivo móvil, tablet u ordenador y conexión a internet. 

En caso de no disponer de certificado digital, el consistorio recomienda el sistema Cl@ve permanente, ya que puede solicitarse de forma online. También existe la posibilidad de obtener el certificado digital con cita previa solicitada a través del correo civic@raspeig.org, mientras se mantengan las medidas especiales por causa de la covid-19.

Todo está preparado para un gran cambio, que asimismo supone una gran oportunidad. La oportunidad de cambiar como pueblo y como sociedad, adaptándonos a un entorno digital que simplificará la vida tal y como la conocemos. Bienvenidos a la Administración electrónica.